Classement, Document

Mieux communiquer grâce à des courriels aux objets significatifs

Mise à jour: 21 mars 2022

Que tu sois entrepreneure, blogueuse, salariée ou étudiante (ou les quatre!), tu utilises assurément le courriel. Et tu en subis probablement les inconvénients: surabondance et accumulation, manque de temps pour les classer… Or, il existe un moyen simple de faciliter la gestion de tes courrielsécris des objets significatifs.

Par «objet», je parle du texte dans la zone de titre, c’est-à-dire la petite boîte de saisie à part du texte principal.

Exemple de la boîte Objet d'un courriel
On se comprend bien? 🙂

Un objet significatif présente des avantages désarmants de simplicité, pour toi ainsi que pour ton destinataire.

Avantages pour toi

Les objets parlants ont un impact direct et positif sur ta gestion des courriels.

Le temps de classement diminue considérablement, puisque tu peux déplacer ou supprimer rapidement chaque courriel sans l’ouvrir pour te rappeler de quoi il y était question.

Aussi, tu retraces plus facilement les informations cachées dans tes échanges. Les moteurs de recherche des gestionnaires de courriels (Outlook, Gmail et compagnie) sont limités, entre autres, par les termes utilisés. S’il y a des fautes ou si tu as un synonyme en tête, bonne chance pour retrouver le contenu!

La mémoire étant liée au contexte de lecture, tu retiens que telle information fut mentionnée dans un courriel portant sur tel sujet précis. Tu retrouves ce courriel plus facilement si son objet est explicite et unique.

Avantages pour ton destinataire

En plus de profiter des mêmes avantages que toi, ton destinataire bénéficie d’une communication plus efficace et plus agréable.

Son efficacité augmente puisqu’il peut prioriser sans lire le message complet. Doit-il répondre immédiatement ou peut-il reporter cela à plus tard? Un objet précis l’aide à répondre à cette question. Allège sa charge mentale!

Avec un courriel, ton correspondant devient ton lecteur. Facilite sa lecture!

Une communication agréable, c’est comme l’air qu’on respire: on l’apprécie lorsqu’on ne l’a plus.

OK, la comparaison est un peu grossière! Reste qu’en facilitant la réflexion de ton interlocuteur, tu rends votre échange plus fluide et votre relation, plus agréable.

Entre tes objets de courriels clairs et ceux, nébuleux, d’autres correspondants, ton contact se sent mieux devant les tiens. Même s’il ne peut expliquer pourquoi!

Comment juger de la précision de l’objet

Le mot d’ordre lorsque tu écris l’objet d’un courriel est «précision».

Il est à la fois simple et complexe d’évaluer cette précision. Pourquoi? Parce qu’il n’existe pas de règle absolue. Le degré de précision à viser dépend du contexte.

Grosso modo, on juge que l’objet est significatif lorsqu’on a une juste idée du contenu avant d’ouvrir le courriel.

Un objet significatif donne une idée juste du courriel avant même qu’on ouvre ce dernier.

Simple, n’est-ce pas? Mais plutôt abstrait.

Comme il n’y a rien de mieux que des exemples pour clarifier une notion subjective, examinons-en quelques-uns!

Exemples d’objets plus ou moins significatifs

Si ton courriel s’adresse à une personne que tu connais bien et que tu l’envoies dans un contexte de communication décontracté, tu peux te permettre un certain flou.

Par exemple: «Bonne fête!» le jour de l’anniversaire de ta sœur, ça convient tout à fait. Ta sœur sait à quoi s’attendre en voyant le courriel apparaître (probablement à un GIF de chaton coiffé d’un chapeau de fête #classique).

Par contre, si tu écris à ton collègue au sujet d’un projet en cours, il convient d’être plus spécifique.

Par exemple: «Suivi de PR123».

«PR123» consiste ici en un numéro de projet connu de tous. Tu pourrais ajouter la date, mais les gestionnaires de courriel affichent généralement bien cette information. À toi de voir.

Si tu écris à un client, sois pertinente et précise.

Par exemple: «Soumission de Valérie Auclair – Réviseure pour le projet ART987».

Même si mon nom apparaît dans le champ Expéditeur («De»), j’assure à mon destinataire un traitement rapide de son information. De plus, il repérera mon message plus facilement par après, par exemple s’il souhaite me contacter bien après la fin de l’appel de soumissions.

Mauvais objets de courriels typiques et comment les améliorer

Voici des exemples (trop) courants d’objets de courriel imprécis, qui ne disent rien et qui sont pénibles à classer.

Exemples de mauvais objets de courriels
Est-ce que ça ressemble à ta boîte de réception? Ou pire… à ta boîte d’envoi?

Sur l’ordinateur, on ne s’en sort pas trop mal puisque le gestionnaire de courriels montre le début du message.

Par contre, sur cellulaire, on ne sait vraiment pas à quoi s’attendre en découvrant ces messages.

Exemples de mauvais objets de courriels cell
Valérie a beaucoup de choses à vous dire!

Voyons quels problèmes se posent au juste.

Bonjour: Non. Juste non. C’est poli, mais ça ne dit absolument rien. À quel sujet écris-tu? Indique-le.

Urgent: Qu’est-ce qui urge au juste? Le mandat, la réponse que tu attends, le paiement en retard… Dis-le!

Demande d’information: Ce genre d’objet générique rend le classement et la recherche pénibles. Sur quoi as-tu besoin d’information? Les services de l’autre, l’avancement de ton projet, le fournisseur recommandé à votre dernière rencontre…

Rencontre de demain: Le sujet est ciblé, c’est bien. Mais encore? Cette rencontre est-elle confirmée, reportée, annulée? Envoie-tu des documents préparatoires ou as-tu besoin d’information? Sois plus précise.

Ma candidature: Tu sais à quel affichage ou appel de candidatures tu réponds. Mais peut-être la compagnie concernée en tient-elle plusieurs à la fois et peut-être ton message tombera-t-il entre deux chaises (virtuelles!). Ne prends pas de risque et identifie le poste, le projet ou l’appel d’offres.

Mon projet: Encore une fois, que dis-tu exactement au sujet de ton projet? Tu en fais le suivi, tu y apportes des modifications? Peut-être reviens-tu sur un projet terminé? Imagine la confusion éventuelle si tu réalises plusieurs projets avec ton destinataire. Indique toujours le numéro ou le nom du projet, serait-ce une appellation provisoire.

(sans objet): Juste non! Certes, l’erreur est humaine. On peut oublier d’écrire l’objet dans un élan d’enthousiasme ou un moment de stress. Mais que ce soit une exception, et non une habitude!

Voici une version améliorée et significative des objets de courriels précédents.

Exemples d'objets de courriels significatifs
Plus besoin de deviner le contenu avec le début des messages!

N’est-ce pas plus agréable à lire? Et que dire de l’aperçu sur cellulaire?

Exemples d'objets de courriels significatifs cell
Facile de prioriser le traitement de ces courriels!

Voilà qui plait davantage au receveur de messages, même s’il n’en est pas conscient!

Écrire des objets de courriel significatifs ne demande que quelques secondes de réflexion. Les effets positifs sur la communication, le repérage d’information et le classement des messages en valent largement la peine!

Mieux communiquer grâce à des courriels aux objets significatifs

Une bonne pratique… limitée

Évidemment, tu n’as pas de contrôle sur ce que les autres écrivent comme objets. Quoi que… tu peux modifier l’objet lorsque tu réponds. Ajouter une information manquante n’est jamais perdu!

En adoptant cette bonne pratique, tu donnes l’exemple et tu deviens une correspondante agréable. Tes destinataires pourraient finir par t’imiter!

Si non, au moins, les objets des réponses que tu recevras dorénavant seront significatifs.

Pour finir, je suis bien consciente un objet précis n’atténue pas l’accumulation des courriels. Il s’agit d’un aspect parmi plusieurs pour atteindre une saine hygiène numérique.

3 réflexions au sujet de “Mieux communiquer grâce à des courriels aux objets significatifs”

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